A IMPORTÂNCIA DE UM BOM BRIEFING…
A IMPORTÂNCIA DE UM BOM BRIEFING…
Briefing, palavra inglesa que nos remete para a ideia de preparação de uma reunião ou relatório onde se decifra as ideias base e cruciais para um determinado projeto, seja este uma campanha publicitária, uma formação, uma reunião de vendas, ou até um anteceder de um voo de uma companhia aérea.
Depois de uma aula altamente inspiradora com o José Bomtempo, Diretor Criativo da Agência BAR, decidi escrever este artigo fazendo um paralelismo entre um briefing elaborado por uma agência publicitária, e um processo de qualificação utilizado nas várias fases de uma transação no negócio da Mediação Imobiliária, ou mesmo em qualquer outro negócio.
Sendo o briefing a peça mais importante para uma Agência de Comunicação iniciar o seu processo criativo, para a venda, pode ser igualmente e sem dúvida, uma ferramenta essencial de preparação para um Agente Imobiliário. É o momento crucial para perceber como este pode ajudar o seu cliente a vender ou a comprar dentro do que são as suas expectativas, constrangimentos e verdadeiras necessidades.
Mas como se elabora normalmente um bom briefing?
“Um briefing será o que nós quisermos, desde que responda a estas questões” José Bomtempo.
O primeiro passo passa pelo enquadramento. Nesta fase deve fazer perguntas ao seu cliente para conseguir perceber o contexto e objetivos do projeto. Ouve-se o cliente e fazem-se perguntas pertinentes que nos ajudem a enquadrar, por exemplo: sobre a história da empresa ou da marca; a sua cultura; a sua visão; os seus valores; os seus desejos; a conjuntura que vive atualmente; sobre os seus fans e clientes; etc. Perceber as expectativas e necessidades do cliente, e saber comunicá-las, torna-se imprescindível para garantirmos que vamos alcançar, ou mesmo superar, os seus objetivos e expetativas.
Dentro do briefing existem dados cruciais para o seu desenvolvimento, um deles é o target, ou seja, o cliente alvo. Nas agências de publicidade é um ponto onde se investe algum tempo de reflexão, pois um target errado, pode resultar numa péssima proposta de campanha. Fazendo o paralelismo com a Mediação, esta fase de definição do cliente alvo é essencial para compor parâmetros e informação para uma proposta de angariação ou de venda, pois é o target que define a forma e conteúdo e como os devemos comunicar.
Outro passo igualmente importante na elaboração de um bom briefing é a definição de insights. Após a definição do target, vamos à procura das especificidades do mesmo: hábitos; costumes; sentimentos; formas de estar; gostos; grupos com quem se envolve e relaciona; maneiras de fazer as coisas etc. No fundo, um insight é muitas vezes uma frase, um texto, uma descrição que nos transporta para uma ideia sobre o estilo de vida, os valores e os ideais do nosso target.
Depois da reflexão sobre os pontos anteriores, define-se a mensagem, o que se quer transmitir, seja numa campanha publicitária, como numa proposta, esta será a razão de ser, ou seja, o propósito. Para que a mensagem seja eficaz, deverá ser resumida no mínimo de texto possível, por vezes, basta uma pequena frase que resume tudo. A base da mensagem é o foco, logo, esta é a parte mais difícil de um briefing, pois a mensagem tem de ser objetiva, clara e tem de apontar para uma direção, ou para o fecho de um processo comercial, tem de ser eficaz, e não deixar margem para dúvidas.
Passada esta fase, define-se a proposta de valor, ou seja, o que estamos à espera de receber, num briefing, define-se como deliverables ou entrega. Terá de ser uma sequência lógica de tudo o que se falou, é quase como o objetivo final do briefing ou de uma proposta, onde neste caso se define o que estamos dispostos a entregar.
Por fim, será necessário definir um orçamento, ou em linguagem de briefing, um budget. A dimensão do valor que se pretende investir, vai definir a dimensão e qualidade da proposta de valor, face às expetativas do cliente, aqui pode entrar a célebre afirmação que muitas vezes fazemos: “não há omeletes sem ovos”, uma frase popular que ilustra bem a dependência do resultado final face ao budget, ou seja, expetativas versus verdadeiras necessidades e limitações.
O debriefing, conclui o processo, não é mais do que a devolução do resultado do briefing para o cliente. Se for bem feito, a proposta de valor terá tudo para dar certo, ficando a depender apenas da sua capacidade e vontade de satisfazer o seu cliente.
Para finalizar, alguns conselhos práticos:
- Um briefing deve ser sempre feito pessoalmente, evite os e-mails ou telefonemas, são impessoais e não nos dão a segurança necessária para sabermos se estamos a perceber o nosso cliente, não vemos por exemplo a linguagem corporal da outra pessoa;
- Faça perguntas, não tenha receios, faça o maior número possível nesta fase e de preferência, faça perguntas abertas;
- Saiba dizer que não, não se pode ter medo do nosso interlocutor;
- Não deve haver muitas regras ou grandes textos, seja pragmático e incisivo, registe tópicos e desenvolva em diálogo, lembre-se, a comunicação tem de ser fácil, por isso use uma linguagem simples e direta, não complique;
- Aplique-se, um bom briefing resulta quase sempre em sucesso medido por rentabilidade e satisfação.
