Como garantir uma apresentação on-line bem-sucedida.

Hoje as apresentações virtuais são cada vez mais comuns, webinars, call conferences e outras ferramentas disponíveis na web, servem hoje para fazer formações, reuniões, acompanhamento, apresentações, servem acima de tudo para alargar o nosso alcance de comunicação e aproximar-nos de pessoas, sem as limitações que muitas vezes existem de necessidade de espaço e presença física, no entanto, à semelhança das apresentações físicas, tem de se organizar para eliminar ao máximo a possibilidade de imprevistos.

Segundo a minha experiência, e também depois do que absorvi de alguns autores, deixo-vos alguns pontos essenciais para não falharem nestas apresentações:

• Prepare-se

A preparação é a base de tudo, a maior parte das pessoas não se prepara de forma adequada e rapidamente incorre em imprevistos totalmente evitáveis. Algumas perguntas chave que terão de ser respondidas e estrategicamente resolvidas nesta fase:

• Qual o seu papel? Participante, apresentador, ou ainda, as duas coisas;
• O que pretende desta apresentação? Tomada de decisões, formação, informação;
• Qual será a sua audiência? Parceiros, colaboradores, clientes;
• O que realmente vai fazer e como? Slides, vídeos, o que é que a sua audiência valoriza?

Depois de responder a estas 4 questões básicas, pode começar a trabalhar na apresentação.

• Seja pontual, não há desculpas

Começar tarde e não acabar a horas, não pode acontecer, é essencial cumprir a agenda. Testar todas as ligações e funcionalidades é impreterível. As pessoas convidadas ou participantes, deverão igualmente ter várias indicações prévias sobre o que devem ter a nível de ligações, condições de espaço, hardware e software para terem pleno acesso às melhores condições de apresentação. Se possível, deve começar um pouco antes da hora para avaliar se todos estão a postos, vejamos o que tem de se verificar:

• Existem vários horários, para várias pessoas, no entanto, a apresentação on-line obedece apenas uma time zone que será comum, independentemente da localização do participante – é com base neste pressuposto que deve estipular horário da apresentação;
• Enviar lembretes aos participantes para relembrar o evento com a seguinte frequência: 1 semana antes, 1 dias antes, e 1 horas, relembrar sempre o que necessitam para aceder à apresentação;
• De véspera e no dia, verificar se a apresentação está bem e a funcionar;
• Testar as ligações, o hardware e software, com particular destaque na qualidade de acesso, som e parte visual
• Simular apresentação on-line e praticar previamente, ajustar com o seu parceiro, caso haja;
• Ter sempre um plano B. Ter um backup de tudo e uma forma alternativa de fazer a apresentação, caso as coisas não funcionem, como por exemplo: outro pc preparado, acesso internet via pen ou telemóvel , slides em backup, pc carregado no caso de falta de energia…

Depois dos passos anteriores, começar a horas, será relativamente fácil!

• Use a tecnologia apropriada

Não se trata de ter a melhor tecnologia e mais avançada do mercado, mas sim a apenas apropriada e funcional. Por vezes existe tecnologia muito avançada que depois não é compatível com a da audiência. A ideia será ter sempre a tecnologia mais simples e acessível possível, mas não a simplista! Informar os participantes do que necessitam de ter para acederem e participarem é essencial.

• Trate as pessoas como se elas estivessem fisicamente presentes

A grande diferença entre uma apresentação virtual e presencial, é que para além de não se ter a percepção da linguagem corporal do público, as distracções no on-line são incontroláveis e difíceis de detectar. Para quem está a apresentar, tornam-se difícil ter informação fidedigna do feedback sobre a atenção e receptividade da audiência, no entanto, deve sempre manter a sua postura, tom e linguagem corporal, como se de uma apresentação presencial se trata-se.

Uma boa forma de garantir o interesse e atenção dos participantes é envolve-las, por exemplo, nos webinars denominados de pool, onde se incentiva a participação de todos, ou a possibilidade (sempre de forma controlada) das pessoas poderem colocar perguntas, sejam elas de forma verbal ou escritas.

• Estimule a parte visual, use vídeos, use imagem

A maior parte das pessoas não usa. Verificar bem a qualidade dos mesmos, mesmo quando os usa com regularidade.

Não há necessidade de colocar vídeos para ter uma boa apresentação, se a sua apresentação não carece de um vídeo, ou se não gosta de utiliza-los, pode sempre utilizar a sua câmara para interagir. Mais uma vez a preparação é chave, deixo-vos algumas dicas fundamentais para usar câmara:

• Atenção à roupa que vai vestir e ao cenário de fundo, a sua imagem é fundamental;
• A luz deve estar colocada sempre à sua frente, não atrás;
• Atenção aos ruídos externos;
• Use um bom microfone;
• Foque-se na câmara, olhando sempre de frente, lembre-se que está a olhar para o seu público.

Atenção que o uso em excesso de vídeos pode provocar distracções e desfoque, o qual já sabemos que não é controlável.

• Use uma estrutura clara e bem ordenada

As pessoas terão de seguir a sua apresentação num power point, pois inevitavelmente não o vão ver constantemente. O power point ou outro programa similar para suporte de apresentações, tornam-se por isso peças chave de sucesso, pois o sentido visual e auditivo são aqui os mais apurados. As pessoas precisam de seguir uma história com introdução, objectivos, desenvolvimento e conclusão. Se conseguir fazer sempre estruturas bem definidas, simples e sem grandes manchas de texto, a percentagem de pessoas que o seguirão terá a probabilidade de se tornar elevada, deixo-vos aqui um pequeno exemplo de uma estrutura de apresentação on-line:

• Introdução – agenda, objectivos e preparação;
• Começo – apresentação das pessoas online;
• Desenvolvimento/Conteúdo – exposição e gestão do tempo;
• Final – sumário, conclusão e acção (o que vão fazer depois?);
• Pós-apresentação – envio de agradecimento, slides e gravação da mesma.

• Nunca perca a paciência

Apesar de tudo, e tal como nas apresentações presenciais, continuará a ser frequente existirem imprevistos e problemas. Nas apresentações on-line, por vezes as mensagens não chegam, as pessoas não o conseguem ouvir, ou então, as pessoas querem falar ou colocar uma questão e nós também não conseguimos ouvir, o truque é sempre o mesmo, não perder a paciência, accionar o plano B e continuar a apresentação.

Para finalizar este artigo, e na expectativa de ter sido útil, deixo-vos um resumo dos passos mais importantes:

• Prepare-se o mais e melhor possível
• Simule e reveja toda a apresentação, faça testes em condições reais, isto tudo, atempadamente
• Não utilize toda a tecnologia disponível, não vai dar certo, pois a probabilidade de alguma coisa falhar é muito mais elevada. Um bom power point será suficiente. Quando se tornar mais experiente, poderá juntar mais ferramentas e consolidar as anteriores
• Proponha-se e faça, pois só assim saberá se é capaz de ultrapassar todas as barreiras para se tornar num especialista em apresentações on-line.

Este Artigo foi publicado na Newsletter de Maio 2014 da ESAI