Produção sem sistema, o caos disfarçado para quem quer escalar Equipas Imobiliárias

Quem disse que o mercado da mediação imobiliária nos Estados Unidos é mais evoluído do que o nosso? 

Talvez até tenha sido eu, em muita coisa é de facto e possivelmente porque são um mercado maior, mais maduro e experiente em ciclos.

O tema das equipas e da liderança não se desvia desta tendência e um dos temas mais pragmáticos do INMAN Connect deste ano foi dedicado a um tema que continua a ser mal compreendido por muitos profissionais na mediação imobiliária: crescer equipas não é vender mais, é organizar melhor.

Durante anos, muitos líderes confundiram escala com produção. Mais agentes, mais transações e claro mais volume. O problema é que sem sistemas, este crescimento gera desgaste, perda de margem e inevitavelmente, quebra na qualidade do serviço prestado aos agentes e por conseguinte, aos seus clientes.

A mensagem transversal do painel foi clara: equipas que crescem apenas com base em produção, acabam reféns do próprio sucesso.

O verdadeiro ponto de viragem surge quando se percebe que o líder não pode ser o sistema (por vezes até nem foi ele que o criou), é a cultura e a identidade que deve ser sem margem de dúvida a sua maior responsabilidade e a qual deve dedicar tempo de disseminação pela equipa que lidera.

Burnouts, caos operacional e dependência excessiva da figura central são sinais clássicos de crescimento mal estruturado. Quando tudo passa pelo líder, nada escala de forma saudável.

É aqui que entram os chamados suportes operacionais, a saber:

• Processos documentados.
• Templates.
• Regras claras.
• Responsabilidades bem definidas.

Tudo isto deverá estar bem claro no manual de procedimentos, não só de uma agência, mas também de uma equipa, independente do seu tamanho. O manual de procedimentos não foi criado para grandes equipas ou para burocratizar, foi criado para orientar, criar transparência, independência e principalmente para libertar líderes dos temas correntes da operação.

Uma marca ou equipa madura, é aquela onde as pessoas sabem o que fazer sem perguntar tudo. Onde um email pós-reunião, um follow-up ou um processo de angariação, não dependem de inspiração ou orientação, dependem sim de um método estabelecido, bem conhecido e compreendido por todos.

Outro ponto crítico e erro recorrente: contratar agentes antes de contratar responsáveis pela operação para desenvolver processos para esses agentes.

Mais vendedores não resolvem falhas de sistema, mas mais estrutura e melhor organização, sim.

Assistentes, coordenadoras e perfis com experiência real no setor fazem toda a diferença. 

São estes que garantem relevância, consistência, velocidade e qualidade para deixar que os agentes permaneçam focados no que realmente cria valor: relação com clientes e negociação.

As denominadas estruturas de apoio, ou “staff” são de facto equipas multidisciplinares essenciais para apoio ao desempenho e resultados de uma agência ou equipa, são estas pessoas que garantem que as transações iniciam e chegam a bom porto com total rigor e confiança. 

Neste contexto, a tecnologia surge como aliada preciosa, mas apenas se for utilizada com direção e critério.

A Inteligência Artificial não resolve desorganização, quando mal utilizada amplifica-a.

Quando bem implementada, a IA pode organizar fluxos, capturar conhecimento interno e transformar boas práticas em processos repetíveis. Quando mal aplicada, é apenas mais uma camada de complexidade disfuncional que desacelera o tempo do processo das transações, e provoca conflitos desnecessários entre as pessoas da equipa, principalmente entre agentes e staff.

O ponto-chave para o sucesso não é “ter AI”, é alimentá-la com dados reais da equipa, integrá-la nos fluxos diários e usá-la para devolver tempo ao negócio, sempre seguindo o pressuposto de que não se pode parar de a utilizar.

Também ficou evidente que retenção não se compra com comissões, outra dúvida e mesmo tema tabu para o mercado da mediação imobiliária em Portugal.

A retenção constrói-se com visão, cultura, autonomia e crescimento.

As equipas mais sólidas são aquelas que encaram cada agente como um empreendedor e não um empregado. 

Alguém que está ali para construir o seu próprio negócio, com liberdade, mas dentro de um ecossistema que oferece estrutura, apoio, exigência, exemplo, atitude e algumas regras, é alguém que sabe como empreender no imobiliário.

Cultura não é discurso, é prática diária. 

Saí deste evento e desta apresentação com a confirmação de uma certeza simples que já tinha: na mediação imobiliária, escalar não é adicionar pessoas, é essencialmente construir sistemas que funcionam e atraem por isso.

Por isso, só quando os sistemas estão definidos e implementados, é que a equipa pode verdadeiramente crescer, sem se perder.

Artigo também publicado no Imovirtual.