L’angelo custode dell’agenzia immobiliare: l’assistente d’ufficio
Nella definizione e nell’inserimento delle figure professionali necessarie nell’agenzia immobiliare, un ruolo determinante lo riveste l’Assistente d’Ufficio.
Si dice che dietro ad ogni grande uomo ci sia sempre una grande donna. Generalmente si riferisce alla compagna di vita, ma certamente vale anche a livello professionale, perché se hai la fortuna di avere al tuo fianco una persona di fiducia che ti assiste e ti aiuta nella gestione della tua frenetica vita da imprenditore, sicuramente avrai un’organizzazione più efficiente e una gestione più agevole.
Questa persona è l’Assistente d’Ufficio.
Ma qual è il ruolo principale di un’assistente d’ufficio in un’agenzia immobiliare?
Il ruolo dell’assistente d’ufficio è piuttosto articolato e molteplici sono le attività che dipendono da lei, a seconda della struttura dell’agenzia e dal numero di consulenti che ospita.
L’aspetto principale è sicuramente quello di agevolare la comunicazione tra i diversi livelli dell’organizzazione: dal broker titolare ai consulenti, alla casa madre, ai professionisti che gravitano intorno all’agenzia e, naturalmente, ai clienti.
La delega delle attività è fondamentale.
L’imprenditore, ad un certo punto del suo percorso, deve necessariamente delegare alcune attività se non vuole rischiare di esserne sommerso e travolto. Pertanto ti suggerisco di fare un elenco delle diverse attività e ordinarle per priorità, capendo quali di queste sono delegabili alla tua Assistente di Ufficio (oltre naturalmente alle altre figure presenti in agenzia).
Sicuramente tra le attività ce ne sono alcune più di altre che assolutamente dovrebbero essere di competenza della vostra assistente d’ufficio (almeno in parte).
- La Gestione Amministrativa
Oltre agli aspetti strettamente legati alla contabilità e quindi gestione dei pagamenti, fatture, dichiarazioni, ecc.., a livello amministrativo, si occupa della gestione dei fornitori, dei clienti, dei consulenti e tutto ciò che ne consegue.
Gestisce le pratiche in entrata e uscita, controlla e verifica tutta la documentazione necessaria, oltre alla corretta archiviazione.
È la persona che controlla che tutte le procedure vengano rispettate, redige il manuale operativo di agenzia, monitora le agende, coordina il calendario formativo di tutti i componenti dell’agenzia.
- La Gestione Commerciale
Supporta il broker titolare nel monitoraggio dei risultati commerciali. Ovvero prepara i rendiconti mensili di tutti i consulenti immobiliari monitorando gli obiettivi e predisponendo dei report da dare al broker prima di ogni riunione.
Fissa gli appuntamenti in collaborazione e rileva e smista le telefonate da parte dei clienti. Organizza gli appuntamenti di reclutamento e svolge attività di follow up adeguato. Aiuta nell’organizzazione degli eventi di agenzia. Naturalmente gestisce l’agenda del broker, esegue l’analisi dei dati e prepara la reportistica.
Cura anche agli aspetti di pura accoglienza e di gestione del front office.
Questa figura professionale, può essere delegata a molte altre attività a seconda delle caratteristiche personali e dell’esperienza maturata.
A livello personale, sicuramente deve essere una persona che rispecchi l’immagine dell’agenzia e dello stile del broker, deve sposare la visione e deve essere un esempio ed una guida per i consulenti di serietà, responsabilità e discrezione.
Pensi ancora che sia possibile fare a meno di una valida assistente nella tua agenzia immobiliare?
